„Können Sie uns mit dem Preis entgegenkommen?“ „Welchen Nachlass erhalten wir, wenn wir die doppelte Menge kaufen?“ „Ist eine längere Zahlungsfrist möglich?“ Solche Fragen sind Alltag, wenn sich die Einkäufer und Verkäufer von Unternehmen gegenübersitzen. Doch nicht nur darüber verhandeln sie miteinander. Auf der Agenda stehen auch Fragen wie: Welche Qualität soll das Produkt beziehungsweise die Leistung haben? Und: Welche (Service-) Leistungen sind im Lieferpaket enthalten und welche werden separat berechnet?

Doch damit ist die Palette der Verhandlungsthemen noch nicht erschöpft. Insbesondere dann, wenn

• die Unternehmen eine längerfristige Kooperation anstreben,
• für den Kunden die Leistung seines (künftigen) Lieferanten von existenzieller oder strategischer Bedeutung ist,
• bei der Zusammenarbeit auch Informationen ausgetauscht werden, die „topsecret“ sind, oder
• für das Erbringen der Leistung Arbeitsprozesse in den beiden Unternehmen aufeinander abgestimmt werden und deren Mitarbeiter eng miteinander kooperieren müssen.

Dies ist nicht nur bei vielen Handelsunternehmen und ihren Lieferanten, sondern auch bei zahlreichen produzierenden Unternehmen und deren Zulieferern der Fall. Deshalb stehen, wenn sich ihre Mitarbeiter zum Verhandeln treffen, oft Hunderte von Fragen auf dem Programm.

Leider ist dies den Ein- und Verkäufern oft nicht ausreichend bewusst. Entsprechend unvorbereitet gehen sie in die Verhandlungen. Selbstverständlich überlegen sie sich zwar zuvor: Welchen Preis will ich für die Leistung haben beziehungsweise bezahlen? Und: Welche Menge will ich verkaufen beziehungsweise kaufen? Wenig Gedanken verwenden sie aber darauf: Welche Zusatzleistungen beziehungsweise welchen Zusatznutzen könnte ich meinem Gegenüber noch anbieten oder will ich haben? Hierüber denken viele Ein- und Verkäufer erst nach, wenn sie sich schon auf dem Weg zu ihrem Gesprächspartner befinden oder dieser bereits im Vorzimmer steht.

Entsprechend schnell werden sie von ihrem Gegenüber oft „überfahren“. Häufig enden Vertragsverhandlungen auch in einer Sackgasse, weil die Beteiligten vorab nicht definieren: Was kann ich – außer dem Preis und der Liefermenge – noch als Verhandlungsgegenstand in die Waagschale werfen, wenn mein Partner mir zum Beispiel mit der Aussage „Das geht nicht“ oder „Das ist nicht akzeptabel“ signalisiert: „Meine Interessen werden in deinem Angebot nicht angemessen berücksichtigt“. Entsprechend unflexibel sind viele Verhandler beim Verhandeln. Also gelingt es ihnen auch nicht, getreu der Maxime „Was gibst du mir, wenn ich dir ...?“ eine Lösung auszuhandeln, mit der beide Seiten (langfristig) leben können.

Nicht nur, ob eine Verhandlung erfolgreich verläuft, sondern auch, wie tragfähig deren Ergebnisse sind, wird meist bereits in deren Vorfeld entschieden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Beteiligten zueinander in einer Chef-Mitarbeiter-, Kunden-Lieferanten- oder Liebesbeziehung stehen. Eine entsprechend große Aufmerksamkeit sollten beide Parteien der Verhandlungsvorbereitung schenken.

Trotzdem nehmen sich viele Verhandler hierfür zu wenig Zeit. Häufig verfahren sie nach der Devise: „Ich höre mir erst mal an, was die andere Seite sagt.“ Entsprechend leicht werden sie vom Gegenüber über den Tisch gezogen, weil sie nicht wissen, was ihnen wichtig ist. Deshalb sollten Sie vor jeder Verhandlung zunächst (schriftlich) für sich fixieren:

• Um welche Inhalte/Gegenstände geht es in dem Gespräch?
• Welche Interessen/Wünsche habe ich bezogen auf die einzelnen Verhandlungsgegenstände?
• Was ist meine Ausgangsposition?
• Welche Ziele sind für mich unabdingbar? Und:
• Wann breche ich die Verhandlung ab?

Doch dies allein genügt für eine professionelle Vorbereitung nicht. Fast ebenso wichtig ist es, im Vorfeld der Verhandlung zu analysieren:

• Welche Wünsche, Bedürfnisse und Ziele hat mein Gegenüber?
• Welchen Zwängen ist er unterworfen?
• Inwieweit können meine Leistungen meinen (künftigen) Partner beim Erreichen seiner Ziele unterstützen?
• Welche Handlungs- und Entscheidungsalternativen hat er? Und:
• Bei welchen Verhandlungsgegenständen könnte ich ihm entgegen kommen, damit er mir entgegen kommt.

Denn erst wenn Sie dies wissen, können Sie für sich eine Gesprächsstrategie entwerfen, die darauf abzielt, eine Lösung auszuhandeln, die langfristig tragfähig ist, weil sie die (sich teils widersprechenden Interessen) beider Vertragspartner ausreichend berücksichtigt.

Ist einer der beiden Partner nicht ausreichend vorbereitet, dann verlässt in der Regel derjenige Partner als (vorläufiger) „Sieger“ den Raum, der besser vorbereitet ist. Doch leider erweist sich dessen Sieg im Nachhinein meist schnell als Pyrrhussieg – speziell dann, wenn in der Verhandlung die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit gelegt werden soll. Denn dann stellt sich beim „unterlegenen“, weil unvorbereiteten Partner zumeist – kaum hat er den Verhandlungsraum verlassen – das Gefühl ein: „Verflixt, was habe ich mir da denn eingehandelt?“ Das heißt, liegt der ausgehandelte Vertrag zur Unterschrift vor, versucht er „nachzuverhandeln“, um doch noch zu erreichen, dass seine Interessen ausreichend berücksichtigt werden.

Und gelingt ihm dies nicht? Dann steht die Zusammenarbeit von Anfang an auf tönernen Füssen und es ist nur eine Frage der Zeit, wann der „unterlegene“ Partner versucht, die Verhandlungsergebnisse abzuändern oder die Zusammenarbeit zu beenden. Folglich sollte für beide Parteien die Maxime gelten: Ich treffe mich erst dann mit meinem Partner, wenn ich auf die Verhandlung gut vorbereitet bin.